Privacyverklaring

Concept — ter beoordeling. Deze verklaring beschrijft de functies van het huidige platform. De verantwoordelijke rechtspersoon, grondslagen, bewaartermijnen, leveranciers en internationale doorgiften moeten vóór vaststelling worden bevestigd.

Wie is verantwoordelijk?

Dutch Search Awards is een initiatief van Elevate Digital. Voor vragen over je persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@dutchsearchawards.nl.

Nog vast te stellen: de volledige naam en het adres van de verwerkingsverantwoordelijke en de actuele contactgegevens voor privacyvragen.

Welke gegevens verwerkt het platform?

• DSA-account: je naam, e-mailadres, eventuele profielfoto en de identificatie van je gekoppelde Google- of LinkedIn-account. Je kunt zelf aanvullende profielgegevens invullen, zoals bedrijf, functie en organisatietype.
• Mijn DSA: je opgeslagen cases, gevolgde organisaties, organisatie-teamlidmaatschap en teamuitnodigingen.
• Publieksstemmen: je account, gekozen organisatie en categorie, awardseditie en het tijdstip van je stem. Deze gegevens ondersteunen de registratie en controle van stemmen.
• Aanvragen: gegevens die je invult bij een jury- of partneraanvraag, zoals naam, organisatie, e-mailadres, expertise, telefoonnummer en bericht, voor zover het betreffende formulier daarom vraagt.
• Nieuwsbrief: als de nieuwsbriefinschrijving is ingeschakeld, kunnen gegevens via een ingesloten Klaviyo-formulier worden verzameld. De gevraagde gegevens, toestemming en bewaartermijn moeten nog worden gecontroleerd.
• Organisatieprofielen: contact- en profielgegevens die bevoegde teamleden of organisatoren aanleveren, waaronder gegevens van personen die op een openbaar profiel worden vermeld.
• Technische gegevens: sessiegegevens en technische gegevens voor de werking en beveiliging van de website. De precieze gegevens in hosting-, beveiligings- en meetdiensten moeten nog worden geïnventariseerd.

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

Het platform gebruikt deze gegevens om je te laten inloggen, je persoonlijke omgeving aan te bieden, stemmen te registreren, organisatieteams te beheren en aanvragen te behandelen. Openbare organisatieprofielen en cases maken deel uit van het platform.

Voorgestelde grondslagen, nog te bevestigen: uitvoering van de gebruikersovereenkomst voor accountfuncties en stemmen; het behandelen van een verzoek voorafgaand aan een overeenkomst voor partneraanvragen; gerechtvaardigd belang voor beveiliging en het beantwoorden van overige aanvragen. Bij een beroep op gerechtvaardigd belang moeten noodzaak en belangenafweging worden vastgelegd. Voor optionele marketing of tracking moet worden vastgesteld of en hoe toestemming wordt gevraagd.

Zonder de verplichte accountgegevens kun je niet inloggen of stemmen. Zonder de verplichte gegevens in een aanvraag kunnen we die aanvraag niet behandelen.

Inloggen en dienstverleners

Je kunt inloggen met Google of LinkedIn. Daarbij ontvangt het platform profielgegevens van de gekozen provider. De provider verwerkt ook zelf persoonsgegevens volgens zijn eigen privacyverklaring.

Voor hosting, e-mail, beveiliging en eventuele metingen kunnen dienstverleners persoonsgegevens verwerken. De website ondersteunt Cloudflare Turnstile en Google Tag Manager. Welke diensten daadwerkelijk actief zijn, welke gegevens zij ontvangen en welke afspraken daarvoor gelden, moet vóór vaststelling worden gecontroleerd.

Nog vast te stellen: de ontvangers of categorieën ontvangers, eventuele verwerking buiten de Europese Economische Ruimte en de bijbehorende doorgiftegrondslag en waarborgen.

Cookies en metingen

De website gebruikt sessiecookies voor onder meer inloggen en beveiliging van formulieren. De code bevat ook een koppeling met Google Tag Manager. Welke tags en cookies daarmee worden geladen en welke toestemming daarvoor nodig is, moet nog worden gecontroleerd. Deze conceptverklaring is geen cookietoestemming.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Nog vast te stellen: concrete bewaartermijnen of criteria per gegevenscategorie, waaronder accounts, stemmen, aanvragen, uitnodigingen, logbestanden en back-ups. Die termijnen moeten aansluiten op het doel van de verwerking en eventuele wettelijke verplichtingen. Dit concept legt nog geen bewaartermijnen vast.

Je privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke voorwaarden kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken; dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Stuur je verzoek naar info@dutchsearchawards.nl. We kunnen informatie vragen om je identiteit te controleren. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vaststelling en wijzigingen

Dit concept moet worden aangevuld met de bevestigde organisatiegegevens en de uitkomsten van de controle van grondslagen, leveranciers, cookies, bewaartermijnen en eventuele geautomatiseerde besluitvorming. Na beoordeling wordt hier de vastgestelde versie met datum geplaatst.